Jsme si velmi dobře vědomi, že velké množství lidí nemá zahájení podnikání (při založení společnosti s ručením omezeným) informace a znalosti o povinnostech na úseku vedení účetnictví firmy a evidencí. Navzdory převládajícímu názoru široké veřejnosti souvisí se vznikem podnikatelské činnosti také povinnost vedení účetních dokladů (nad rámec povinných odvodů). Zápisem do obchodního/živnostenského rejstříku zformujete účetní jednotku, která v návaznosti na svoji formu plní povinnost vedení účetnictví a předepsaných daňových evidencí. Podle zákona o účetnictví následně musíte vést záznamy o aktivech a pasivech. Zjednodušeně jde o obecně rozeznávaný princip zachycení majetku a závazků.
Jde o téma související se začátky podnikání, které jsme si pro Vás připravili v souvislosti s tématem začátků podnikání (postupně: začátky, vedení účetnictví, název, forma, zaměření, odvodové povinnosti, datové schránky, sídlo, registrace k dani, sociálnímu pojištění a zdravotnímu pojištění) i problémů z oblasti daňového práva.
Co znamená založení s.r.o. pro vedení účetnictví firmy?
Uvědomte si, že nově vzniklé s.r.o. je vlastní osobností. Jako vy nebo já má svá vlastní práva a povinnosti, bude i nově vzniklá právnická osoba samostatným právním subjektem (obchodní korporací). Zároveň je účetní jednotkou a musí vést podrobné evidence o stavu svého majetku. Nestačí pouze pohyby na bankovních účtech (a to i v případě, že žádné jiné transakce neprobíhají). Podle zákona o účetnictví musíte každý pohyb zaznamenat prostřednictvím zákonem předepsaného schématu (systém podvojných účtů). Systém podvojných zápisů nutí kontrolovat nejen stranu aktiv, ale i pasiv.
Typickým příkladem je v praxi poskytnutí půjčky společníka jednočlenné společnosti s ručením omezeným (jenom vy sami jste vlastníkem).
Účetní doklady a podklady pro účetnictví firmy
Podklady zachycující změny v oblasti majetku a závazků „na papíře“. Jde o zachycení každé jednotlivé operace v systému zápisů předepsaných zákonem (jednotný standard). Účetní doklady ve svém souhrnu vytváří účetnictví celé společnosti. Každý účetní záznam vychází:
a) z uskutečněné účetní operace (například operace zaplacení faktury formou bankovního převodu) a dále
b) z podkladu, který je pro tuto operaci základem (na základě smlouvy s dodavatelem jsem přijal plnění, které jsem se zavázal zaplatit – převzal jsem na základě předávacího protokolu).
Jedině ve spojení těchto dvou předpokladů můžeme chápat situaci, která nastala a správně je v rámci vedení účetnictví zapsat.
Půjčka jediného společníka: a) Na bankovní účet obchodní společnosti dorazil zapůjčená částka (výpisem z. Bankovního účtu s.r.o.) z účtu společníka a v předmětu platby je uvedeno: „půjčka“.
b) Základem pro odeslání je uzavřená smlouva mezi společníkem a obchodní společností (ideálně. Písemné formě, aby bylo zřejmé, že peníze se skutečně musí vrátit v ujednané době a případně i s obvyklým úrokem – podle zákona o daních z příjmu půjde o transakci mezi spojenými osobami, a je zde nutné vycházet z obvyklých tržních podmínek).
Jak vypadá vedení účetnictví firmy (s.r.o.)
Na rozdíl o jednoduché evidence pro případ OSVČ musíte při vedení účetnictví „účtovat“ v systému tzv. Podvojných zápisů. Oproti vedení účetnictvím fyzické osoby (OSVČ) si tedy nevystačíte jen s jednoduchou souhrnnou excelovanou tabulkou, která dává dohromady seznam aktiv a pasiv. Systém podvojných zápisů vyžaduje, abyste prováděli zápisy účetních operací v systému zákonem definovaných podvodných účtů. Zápisy a pravidla jejich provádění určuje v případě společnosti s ručením omezeným prováděcí vyhláška (předpis vydaný vládou) k zákonu o účetnictví. Zjednodušeně jsou tyto zápisy, včetně odpovídajících účtů rozepsaný v tzv. Směrné účtové osnově (udává přehledy konkrétních účtů a operací, které musí být zapsány pomocí navazujících zápisů).
Zápůjčka jediného společníka při vedení účetnictví firmy
Půjčka jediného společníka se zaznamená v účetnictví: a) na straně Aktiv dochází k přírůstku na bankovním účtu – dle pravidel vedení účetnictví dochází k přírůstku na straně 221 (dle směrné účtové osnovy. b) na straně Pasiv dochází k záznamu o dluhu obchodní společnosti vůči Vám jako společníkovi – dle pravidel vedení účetnictví dochází k přírůstku na straně závazku ve vztahu ke společníkovi – 365 (dle směrné účtové osnovy). Pozn. Dnes už probíhá prostřednictvím software, který užívá účetní kancelář / daňový poradce.
Podvojný zápis v praxi znamená, že každý pohyb na straně Aktiv bude znamenat rovněž změnu na účtech Pasiv obchodní společnosti. Řádné vedení účetních musíte provádět vy sami (častý nešvar mezi účetní s.r.o. a jejím majitelem jsou právě nesoulady a nejasnosti kolem provedených účetních operací – pohybu majetku) Správně zaznamenat lze jen účetní případy, které lze ve spojení s účetní doklady řádně vyhodnotit.
Zjednodušeně to pro vás znamená povinnost:
- Sbírat, zaznamenat a evidovat účetní doklady;
- Sbírat a evidovat podklady pro účetní pohyby (smlouvy, korespondenci a jiné), aby bylo možné každý pohyb správně vyhodnotit;
- Vést účetnictví sami (naučit se provádět správně – nejlépe za pomoci účetních software);
- Nebo hradit náklady účetní, která účetní případy eviduje a zaznamenává za Vás.
Povinností s.r.o. a pomoc naší advokátní kanceláře
Článek si pro vás naše advokátní kancelář nachystala k tématu začátky podnikání. Jde nám o to, abyste věděli, co všechno je při zahájení podnikání třeba řešit, a mezi tyto starosti se řadí také povinnost vedení účetnictví pro nově vzniklou účetní jednotku. Pokud potřebujete poradit, neváhejte nás kontaktovat. (Facebook, Instagram, LinkedIn).
Potřebujete-li poradit, rádi Vám pomůžeme.
