Podnikatelské začátky provází celá řada otázek. V rámci naší advokátní kanceláře jsme si si pro vás připravili sérii článků (postupně: začátky, vedení účetnictví, název, forma, zaměření, odvodové povinnosti, datové schránky, registrace k dani, sociálnímu pojištění a zdravotnímu pojištění), která vám pomůže se v této problematice zorientovat. Postupně pro vás připravujeme témata spojená se založením a vznikem obchodní společnosti, název firmy, atd…) V dnešním tématu se zaměříme na sídlo firmy. Sídlo firmy je adresa, kterou firma nechá zapsat do veřejného rejstříku jako své kontaktní místo.
Co je sídlo firmy a jaký má význam?
Jde o geograficky lokaci, kde jako firma provozujete svoji činnost. Jedná se o oficiální údaj (kontaktní místo) pro styk a komunikaci s veřejností. Tento údaj bude tvořit součást oficiální identifikace vaší firmy, kterou budete uvádět na všech oficiálních dokumentech, ve smlouvách, se zaměstnanci i orgány státu. V obchodním rejstříku i veřejných rejstřících musí tento údaj zapsán povinně.
Zpravidla se jedná o centrum aktivit konkrétního podnikatele. Údaj se může lišit od reálného střediska zájmů (např. oddělené provozovny, výrobní prostory, kanceláře, apod…), a v takovém případě se každý může dovolat skutečného sídla, i když je zapsaný údaj v obchodním rejstříku odlišný.
V této souvislosti se rovněž můžete setkat také s pojmem provozovna. Provozovna spíše než oficiální adresu firmy označuje místo pro styk s veřejností, kde probíhají základní úkony spojené s vaší podnikatelskou činností (např. Prodejna).
TIP: Nedoporučujeme uvést přesný údaj uvnitř společenské smlouvy (aby se v případě změny sídla nemusela měnit). Můžete naopak provést označení obecným určením (např. Praha, Olomouc).
Co musí sídlo firmy splňovat?
Při volbě umístění sídla firmy se soustřeďte, zda tyto prostory skutečně mohou sloužit pro účely provozování podnikání. V tomto duchu proveďte kontrolu, zda místo skutečně splňuje následující parametry:
- Musí se jednat o prostory s číslem popisným/evidenčním
- Zkolaudovány pro dané účely užívání,
- Viditelné označení vaší firmy,
- Vybavené schránkou pro doručení pošty,
- Disponujete právním důvodem užívání,
- Máte souhlas s umístěním sídla od vlastníka (úředně ověřený, jde-li o cizí prostory a bude zapsáno v obchodním rejstříku),
- Zapsat sídlo do obchodního rejstříku (a případně i živnostenského rejstříku),
- Při registraci oznámit sídlo firmy orgánům státní správy (ideálně).
Nezapomeňte, že provoz a zaměření podnikání vaší firmy může být zásadní pro volbu sídla/provozovny vašeho podniku. Máte-li přání provozovat restaurační zařízení, musí vybraný prostor splňovat parametry např. z pohledu hygieny a umístění potravin. Chcete-li provozovat továrnu, bude například nutné zajistit velké množství povolení a autorizací vázaných na ochranu ovzduší a životního prostředí.
Umístění sídla firmy
Součástí tvorby firmy je i její správné umístění. V zásadě není problém, že skutečně činnost budete vykonávat i z jiného, než zaspaného místa. Každopádně je výběr zásadní pro styk s veřejností a počítejte s tím, že půjde zjistit, jak okolí sídla vaší firmy vypadá (jednak prostřednictvím online náhledů, druhak lze sídlo fyzicky navštívit). Jde o součást firemní vizitky. Pokud hodláte oslovit nové zákazníky, budete s obtížemi vysvětlovat, proč se sídlo vaší firmy nachází uprostřed panelové zástavby v obytné části města.
Vždy musíte být schopni disponovat právním důvodem užívání prostor, které máte jako sídlo vedeny. Při zřízení sídla tedy potřebujete doložit spolu s úředně ověřeným podpisem souhlas vlastníka prostor (nemovitosti) k jeho umístění. Podpis listiny musí být úředně ověřen a doporučujeme jeho získání co nejdříve.
Povinné označení sídla/provozovny
Sídlo i provozovna musí viditelně označeny. Podle živnostenského zákona, stejně tak i podle pravidel obchodního rejstříku (jak podat návrhy článek zde) musíte dát na srozuměnou, že konkrétní prostory jsou užívány v souvislosti s podnikáním vaší firmy.
Sídlo firmy z pohledu umístění
Umístění sídla v prostorách bydliště
Nezapomínejte na to, že Vám budou chodit různá obchodní sdělení. Rovněž budete nuceni viditelně označit místo sídla (svoji provozovnu). Prostory musí být uzpůsobeny pro výkon činnosti, která má být v rámci prostor prováděna (zejména kolaudace, hygiena, veterinární předpisy, požární předpisy, atd…)
Lze doporučit v případě provizorního řešení. Podle charakteru podnikání půjde o kontaktní místo pro Vaše zákazníky. Počítejte i s negativními scénáři (nespokojení / obtížní zákazníci) a místem pro doručování pošty (i když část styku nahradí email / datová schránka).
Nezapomínejte, že využití prostor pro účely podnikání může mít rovněž dopady v rámci daní (daň z nemovitosti ubytovacího prostoru se liší od prostoru určenému k podnikání) a tuto skutečnost jste povinni přiznat a oznámit.
Virtuální sídlo firmy
V zásadě lze sídlo umístit i v rámci prostor, které nabízí služby umístění tzv. Virtuálních sídel. Jde o placenou službu, která vám za poplatek umožní oficiální sídlo váží firmy umístit do vymezeného prostoru, v rámci kterého koexistuje množství jiných firem. Zpravidla tento prostor využívá velké množství firem, které zde sídlí jen „na oko“, ovšem reálném centrum jejich zájmů není s touto adresou spojeno. Následně dochází k předávání pošty a jiných sdělení dohodnutým způsobem.
Sídlo firmy v coworkingu
Coworkingová centra dnes nabízí využití moderního zázemí kancelářských i zasedacích prostor. Jde v zásadě o kompromis mezi virtuálním sídlem a reálným sídlem. Vedle možnosti umístění sídla získáte zázemí pro práci i přijímaní obchodních partnerů (zasedací prostory). Jde o poměrně moderní způsob, který je významně levnější a přispívá k vývoji vaší podnikatelské vize.
Sídlo firmy v prostorách nájmu
Smluvně dohodnutý prostor, kde zřídíte své sídlo a opravdu v něm operujete. Jde o nákladnější variantu, která zejména v počátcích podnikání nemusí dávat ekonomický smysl. Každopádně jde o řešení, ke kterému do budoucna firemní vývoj vždy směřuje.
Naši Advokáti Vám poradí
Článek si pro vás naše advokátní kancelář nachystala k tématu začátky podnikání. Jde nám o to, abyste věděli, co všechno je při zahájení podnikání třeba řešit. Budeme rádi, pokud nám pomůžete osvětu a vzdělávání šířit prostřednictvím našich online nástrojů (LinkedIN, Facebook, Instagram).
Potřebujete-li poradit, rádi Vám pomůžeme.
