Spousta podnikatelů zahájí své podnikání prostřednictvím nově založené firmy. Jak začít podnikat a jaké kroky Vás na cestě k vysněnému cíli musíte podniknout jsme si pro Vás připravili v rámci série článků naší advokátní kanceláře. Dnes se zaměříme na téma: Datová schránka podnikatele, co pojem znamená a na co si dát pozor.
Povinnost zřízení datové schránky podnikatele
Každý podnikatel je povinen zřídit si pro účely komunikace s veřejnou správou datovou schránku. Datová schránka podnikatele je elektronický komunikační nástroj (státem uznaný email), prostřednictvím kterého můžete přijímat a odesílat datové zprávy (i přílohy). Po založení vašeho podnikání (a jeho zápisu do příslušných registrů), podejte žádost o přístupové údaje k Vaší datové schránce. K dnešnímu dni provádí služby a registrace služeb pro datové schránky Česká pošta.
Údaje datové schránky podnikatele z České pošty
Neodkládejte návštěvu pobočky, abyste registraci zdárně provedli co možná nejdříve. Ověřte si, že pobočka, kterou chcete navštívit poskytuje služby spojené s registrací datové schránky. Po prvním přihlášení doporučuji nastavení emailových notifikací na email, který běžně používáte ve svém mobilu. Kdykoli vám přijde datová zpráva, dostanete automaticky notifikaci o datové zprávě (nemusíte se tak přihlašovat bez další potřeby do datové schránky).
Nevýhody zřízení datové schránky podnikatele
Nevýhodou zřízené datové schránky je, že se pro orgány státu stáváte poměrně jednoduše dosažitelní. Kdykoli se do datové schránky (vy nebo Vaši zástupci) přihlásíte, dojde automaticky zápisu doručení zprávy do Vašich rukou. Navíc zákony zavádí tzv. fikci doručení. Fikce doručení znamená doručení zprávy i bez přihlášení uživatele tam, kde to zákon umožní.
Pokud Vám správní orgán odešle datovou zprávu, považuje se automaticky a bez dalšího za doručenou 10 dnů ode dne přijetí. Nemusí dojít k přihlášení do datové schránky, a i přesto se dodaná zpráva považuje za doručenou.
Výhoda zřízení datové schránky podnikatele
Díky jednotnému komunikačnímu nástroji můžete komunikovat se všem orgány státní správy prostřednictvím zákonem uznaného prostředku. Odesláním zprávy z datové schránky podnikatele provedete zároveň elektronický otisk Vaší identity (podobně jako elektronický podpis), který nemůže nikdo rozporovat.
Můžete tímto způsobem doručovat i datové zprávy mezi podnikateli. Namísto běžného emailu tak máte jistotu, že jde o zákonem uznaný prostředek doručování. Zprávy můžete zaslat i jiným podnikatelským subjektům a elektronická sdělení jsou zároveň opatřena dokladem doručení.
Co je fikce doručení do datové schránky podnikatele?
I bez přihlášení oprávněného uživatele se datová zpráva stává doručenou. Každá datová zpráva ze strany stání orgánů obsahuje rozhodnutí / výzvu k reakci. Jako oprávněná osoba máte zpravidla lhůtu ke splnění / uplatnění svého práva. Bohužel, podstatná část těchto práv je spojená právě s plynutím a uplatněním vašich práv v zákonem předepsaných lhůtách. Neuplatněním své právo zpravidla ztratíte. Můžete se být takřka jisti, že nevyužití vašich práv má v naprosté většině případů negativní dopad do Vaší sféry.
Fikce doručení v případě inspekce práce
Např. V případě inspekce práce máte jako podnikatel možnost podat námitky proti učiněným kontrolním zjištěním (rozparujete skutkový stav). Pokud své právo neuplatníte, bude správní orgán automaticky vycházet z podkladů, které sám získal (zpravidla ve váš neprospěch). Následně bude možné v zásadě pouze zpochybnit správnost jeho postupu a rozparovat právní posouzení, které inspektorát provedl.
Dopady fikce doručení do procesního postavení
Může Vám takto být doručeno i rozhodnutí, proti kterému je přípustné odvolání. Jestliže se neodvoláte v zákonem poskytnuté lhůtě (i v důsledku nevědomí o doručení rozhodnutí), dostane se rozhodnutí do právní moci. Proti rozhodnutí v právní moci nemáte možnost podat téměř žádný správný prostředek (až na opravdu mimořádné výjimky). Zbytečně se tím vystavíte sankcím a negativním dopadům tam, kde by bylo možné škodlivý následek odstranit nebo zmírnit. Prohru v důsledku nedodržení lhůt Vám nepomůže napravit ani prvotřídní advokát.
Archivace datové schránky podnikatele
Datová schránka má jen velmi omezenou kapacitu. Nadto zprávy z datové schránky se po 3 měsících automaticky smažou (bez možnosti obnovy). Provádějte si vlastní zálohy přijatých i odeslaných datových zpráv. Hlavně u důležitých podání (registrace, odvolání, odpory, výzvy) vždy zkontrolujte, že zpráva odešla. Nezapomínejte, že na straně příjemce může docházet ke ztrátám i pochybením, je proto důležité, abyste si opatřili vlastní doklady o tom, že jsme podání z Vaší strany skutečně odeslali. Máte možnost provést stažení a následnou archivaci odeslané datové zprávy.
Vzniknou-li v budoucnu problémy/spory ohledně toho, zda bylo Vaše podání skutečně doručeno, můžete doložit, že z Vaší strany bylo splněno vše požadované. Buďte připraveni na to, že pochybnosti mohou být využity proti Vám, a nebudete tím zaskočeni. I to je jeden z důvodů, proč vyhledat služeb advokátních kanceláří či daňových poradců. Úskoky řešíme běžně, a proto jsem připraveni i na zdánlivé detaily.
Advokáti radí
Nezapomeňte získat přihlašovací údaje do vaší datové schránky podnikatele. Datová schránka podnikatele přináší některé povinnosti a úskalí, které jsme Vám v tomto článku představili. Pokud uvažujete o tom, že chcete podnikat, inspirujte se v našich článcích na téma: Jak zvolit sídlo, formu, živnost, a na jaké otázky byste měli být schopni odpovědět.
Pokud potřebujete poradit, neváhejte nás kontaktovat. (Facebook, Instagram, LinkedIn). Sledujte naši advokátní kancelář prostřednictvím sociálních sítí a dejte nám vědět, jaká témata byste rádi v rámci příspěvků rozpracovali.
